为进一步做好在校研究生学籍相关工作,规范学籍管理,根据国家教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》(教学【2014】11号)及吉林省教育厅相关文件的规定,现对在校研究生更改姓名、身份证号等个人身份信息相关事项的规定通知如下:
一、本通知所称学生身份信息包括姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码和照片等。
二、学生身份信息无特殊缘由不进行修改或变更。
三、学生在校期间修改或变更身份信息,由学生本人提出合法性证明,经我校审查通过,报省级管理部门审核确认后可以修改或变更。
四、学生在校期间修改或变更身份信息需要提供如下材料:
1、修改或变更身份信息学生填写《威尼斯平台官方网站研究生重要学籍信息变更申请表》;
2、学生原户籍所在地公安户籍管理部门开具的修改或变更姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码等信息证明(注明申请更改信息的时间、原因或理由,加贴被更改人照片并加盖户籍专用章,户籍民警签字,并注明固定电话以便沟通核对)。其中,变更出生日期信息的,还须出生医院开具的学生出生证明(加盖医院公章,经办人签名,并注明固定电话以便核对),变更民族信息的,还须原户籍所在省及其下辖市以上民族管理部门开具证明(加盖民族管理部门公章,经办人签名 ,并注明固定电话以便核对);
3、学生修改或变更信息前后身份证和户口本原件及复印件各一份。身份证原件丢失的,提供户籍所在地公安户籍部门出具的户籍证明(带有被更改人照片并加盖户籍专用章,户籍民警签字)。
五、学生在校期间修改或变更身份信息程序:
1、学生本人向所在学院提出申请,提交《威尼斯平台官方网站研究生重要学籍信息变更申请表》及相应证明材料。
2、所在院系审核根据申请修改或变更的请求项目,审查学籍档案和提交材料(材料不全或有疑义的,需补交或修改。证明材料须与开具证明机关核实)。
3、研究生院审查同意修改或变更的事项在校内公示,公示无异议后,学校上报省级管理部门审核备案。
4、省级管理部门受理后,审核材料,需教育部审核通过的学生修改或变更身份信息报送教育部备案,并将相关结果及时反馈学校及学生本人。修改或变更身份信息的纸介质材料存档备查。
5.中国高等教育学生信息网(我国高等学校学生学籍学历电子注册信息查询的唯一网站,简称“学信网”),保留更改或变更前的信息。
六、相关工作要求
1、各相关学院充分重视此项工作,按照工作流程,强化管理与服务。
2、各相关学院针对学生提交的修改信息务必认真核查,确保修改或变更的学生身份信息准确无误。严格管理本学院的学生身份信息,不得以任何非法形式展示,公布或分发学生身份信息。
3、严肃工作纪律,对在学生身份信息修改或变更工作中弄虚作假、违规操作的人员,依据有关规定严肃处理。
4、各相关学院每学年务必建立新生的学籍档案,组织学生填写《威尼斯平台官方网站研究生学籍登记表》,一式两份,一份存档学生档案,一份留校档案室备案,院系如有需要,自行留存。若信息学生信息发生修改,务必留存学生修改信息相关材料,一份留研究生培养学院,一份留档案室。